DnX PIE for SAP

SAP Personio Integration

Personio führt die HR-Daten, SAP HCM rechnet ab. DnX PIE verbindet beide Systeme automatisch – Stammdaten, Vergütung, Abwesenheiten und Zeiten fließen ohne Doppelpflege von Personio nach SAP, Entgeltnachweise zurück in die Personio-Personalakte.

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Personio und SAP HCM ohne Doppelpflege

Viele Unternehmen führen ihre Personalprozesse in Personio, rechnen die Entgelte aber weiterhin in SAP HCM ab. Ohne Schnittstelle wird jede Änderung zweimal erfasst: Eintritt, Adresswechsel, Gehaltserhöhung, Urlaub. Das kostet Zeit und erzeugt Abweichungen, die erst in der Abrechnung auffallen.

DnX PIE ist eine Integrationssoftware (SaaS) für genau diesen Fall. Sie liest die Daten aus Personio, gleicht sie feldgenau mit dem Ist-Stand in SAP HCM ab und schreibt nur, was sich tatsächlich geändert hat – in die passenden Infotypen und mit der passenden Personalmaßnahme.

DnX PIE Feld-Mapping: Personio-Felder werden den SAP-Infotypen zugeordnet, hier IT0002 Personalien

Keine manuelle Doppelpflege zwischen Personio und SAP
Abgleich gegen den Ist-Stand im SAP-System statt blindem Überschreiben
Jeder Lauf nachvollziehbar protokolliert

Use Cases aus der Praxis

Zwei Wege, Personio und SAP zu verbinden – je nachdem, ob in SAP geschrieben werden darf.

Schreibend nach SAP HCM

Industrieunternehmen mit mehreren Standorten

Personio wird als führendes HR-System eingeführt, die Entgeltabrechnung bleibt in SAP HCM. DnX PIE überträgt Personendaten, Vergütung, Arbeitszeit, Vertragsdaten und Abwesenheiten (IT0002, IT0006, IT0007, IT0008, IT0009, IT0014, IT0016, IT2001) sowie Ein- und Austritte – erst im Testsystem, dann paketweise in der Produktion.

2.500+

Abwesenheiten in einem kontrollierten Lauf

259

Mitarbeitende im Nachzug geprüft

Felder verloren

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Nur lesend aus SAP

Unternehmen der Chemieindustrie

Die IT gibt vor: keine Schreibzugriffe auf das Abrechnungssystem. SAP liefert täglich Reports per Query und SFTP, DnX PIE gleicht feldgenau gegen Personio ab – inklusive Datensätzen, die nur in Personio stehen – und schreibt ausschließlich geprüfte Abweichungen nach Personio zurück.

338

Mitarbeitende werktäglich abgeglichen

Felder und Lohnarten im Abgleich

172 → 15

Gehaltsmeldungen nach Feinjustierung – der Rest sind echte Befunde

Use Case als PDF

Sascha Lutz, Gründer DignativeX und verantwortlich für DnX PIE

„Personio einführen heißt nicht, die SAP-Abrechnung aufzugeben.“

Ich bin zertifizierter SAP-HCM-Berater und habe HR-Systeme bei Deloitte, Accenture und BearingPoint eingeführt, bevor ich DignativeX gegründet habe. DnX PIE verantworte ich selbst – wer mit uns über die Schnittstelle spricht, spricht mit dem, der sie baut und betreut.

— Sascha Lutz

Gründer DignativeX · verantwortlich für DnX PIE

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Welche Daten zwischen Personio und SAP fließen

Welche Daten, Infotypen und Richtungen übertragen werden, ist konfigurierbar.

Stammdaten und Personalmaßnahmen

Personalien, Anschrift, Organisationszuordnung, Arbeitszeit, Vertragsdaten und Bankverbindung werden auf die SAP-Infotypen abgebildet. Aus den Änderungen wird die passende Personalmaßnahme abgeleitet – inklusive Neuanlage mit Vergabe der Personalnummer und Austritt.

Vergütung und Lohnarten

Zulagen im Basisbezug, wiederkehrende Be- und Abzüge sowie Einmalzahlungen werden je Lohnart übertragen. Die Bewertung der Lohnart wird aus SAP gelesen; der Beschäftigungsgrad und die zeitliche Gültigkeit werden berücksichtigt.

Abwesenheiten und Anwesenheiten

Genehmigte Abwesenheiten aus Personio werden tageweise in SAP HCM geschrieben, Kontingentabzüge nimmt SAP selbst vor. Gelöschte Abwesenheiten werden entfernt. Anwesenheits- bzw. Stempelzeiten werden ebenfalls übernommen.

Organisationsmanagement

Organisationseinheiten, Planstellen, Stellen und Kostenstellen werden aus SAP eingelesen und lassen sich im Mapping den Personio-Werten zuordnen.

Entgeltnachweise zurück nach Personio

Archivierte Dokumente wie Entgeltnachweise werden aus der SAP-Dokumentenablage in die digitale Personalakte in Personio übernommen – eindeutig über die Personalnummer zugeordnet und ohne Doppelablage.

Lohnbuchung nach SAP FI (optional)

Wer mit Personio Payroll abrechnet, erhält das Buchungsergebnis eines Monats als Beleg im SAP-Standardformat – für SAP S/4HANA oder SAP ERP (ECC), mit Umschlüsselung von Konten, Kostenstellen und Steuerkennzeichen.

So arbeitet die Integration

Jeder Datensatz durchläuft dieselben nachvollziehbaren Schritte – automatisch oder mit manueller Freigabe.

Abruf aus Personio

Über die Personio-API (OAuth2), zeitgesteuert oder ereignisgesteuert per Personio-Webhook.

Abgleich mit SAP

Feldgenauer Vergleich gegen den Ist-Stand in SAP HCM. Unveränderte Infotypen werden nicht geschrieben.

Mapping und Staging

Transformation über konfigurierbare Feldzuordnungen und Übersetzungstabellen, Zwischenspeicherung mit Vorschau.

Prüfung und Versand

Plausibilitätsprüfung gegen den Ergebnissatz, dann Übertragung per RFC mit unmittelbarer Rückmeldung aus SAP.

Einblick in DnX PIE

Echte Ansichten aus der Oberfläche.

**Abwesenheiten nach SAP**Jede Personio-Abwesenheitsart wird festgelegt: als IT2001, IT2002 oder Personalmaßnahme – mit Gültigkeit ab Stichtag.

**Erstabgleich vor dem Go-live**Ein Trockenlauf zeigt, was sich in SAP ändern würde – inklusive Bezügen und Abwesenheiten. Geschrieben wird dabei nichts.

**Abrechnungssperre**Während die Entgeltabrechnung läuft, schreibt DnX PIE nicht – gesteuert über den SAP-Kontrollsatz oder einen Kalender.

Gebaut für die Entgeltabrechnung

Eine Schnittstelle in die Abrechnung darf keine Überraschungen erzeugen. Deshalb sind die Schutzmechanismen Teil des Produkts.

Schutz des Abrechnungslaufs

Während eine Abrechnung läuft, hält DnX PIE Schreibvorgänge automatisch an – über den Abrechnungsstand in SAP oder einen Sperrkalender. Es gehen keine Änderungen verloren.

Plausibilitätsprüfung vor dem Schreiben

Konfigurierbare Regeln prüfen den Stand in SAP zusammen mit den neuen Werten. So fallen auch Fehler auf, die erst in der Kombination entstehen.

Kontrollierter Go-Live

Ein Erstabgleich zeigt vor dem ersten produktiven Lauf, was sich in SAP ändern würde. Startdatum und Rückrechnungsrelevanz werden gegen den Abrechnungsstand geprüft.

SAP-Pflege bleibt unangetastet

DnX PIE ändert oder entfernt nur Sätze, die es selbst geschrieben hat. In SAP gepflegte Zeitscheiben werden nicht überschrieben, sondern als Klärfall ausgewiesen.

Technik und Betrieb

Personio

Personio-API mit OAuth2, Personio-Webhooks für ereignisgesteuerte Läufe.

SAP HCM

Anbindung per RFC über bereitgestellte Funktionsbausteine, die per Transport in das SAP-System eingespielt werden. Eigener technischer SAP-Benutzer.

Betrieb

Software-as-a-Service, mandantenfähig, Hosting in Rechenzentren in Deutschland. Webbasierte Oberfläche in fünf Sprachen.

Häufige Fragen zur SAP Personio Integration

Gibt es eine Standardschnittstelle zwischen Personio und SAP HCM?

Eine Anbindung an SAP HCM ist im Personio-Standard nicht enthalten. DnX PIE schließt diese Lücke: Die Software verbindet die Personio-API per RFC mit SAP HCM und überträgt Stammdaten, Vergütung, Abwesenheiten und Zeiten.

Welche Daten überträgt DnX PIE von Personio nach SAP?

Mitarbeiterstammdaten inklusive Personalmaßnahmen, Neuanlagen und Austritte, Vergütung je Lohnart, genehmigte Abwesenheiten sowie Anwesenheits- bzw. Stempelzeiten. In die Gegenrichtung werden Entgeltnachweise aus SAP in die Personio-Personalakte übernommen.

Was muss im SAP-System eingerichtet werden?

Benötigt werden Zugänge zu Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und Produktivsystem, die von DignativeX gelieferten Funktionsbausteine, aktivierte SAP-Dienste sowie ein eigener technischer SAP-Benutzer mit den passenden Berechtigungen.

Was passiert, wenn während der Entgeltabrechnung Änderungen in Personio erfasst werden?

Ist der Schutz der Entgeltabrechnung aktiv, hält DnX PIE Schreibvorgänge während des Abrechnungslaufs an. Die Änderungen bleiben in der Zwischenspeicherung und werden nach Ende der Sperre übertragen.

Werden in SAP gepflegte Daten überschrieben?

Nein. DnX PIE gleicht gegen den Ist-Stand in SAP ab und schreibt nur abweichende Infotypen. Sätze, die nicht von DnX PIE stammen, werden nicht verändert; Konflikte werden als Klärfall ausgewiesen.

Wie schnell kommen Änderungen in SAP an?

Je nach Konfiguration zeitgesteuert in festen Intervallen oder zu festen Uhrzeiten, oder ereignisgesteuert über Personio-Webhooks nahezu in Echtzeit.

Personio und SAP verbinden

In einem kurzen Gespräch klären wir, welche Daten fließen sollen und wie die Anbindung an das vorhandene SAP-System aussieht.

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